„Kanban“ lenta – planavimo įrankis didinantis jūsų produktyvumą

„Kanban“ – tai paprasta produktų kūrimo metodologija, pagrįsta nuolatiniu pristatymu. Ši sistema atkeliavo iš Japonijos gamybos sistemos, tačiau ją galima naudoti įvairiais atvejais, norint daugiau pasiekti darbe, versle ar asmeniniame gyvenime.

Nuotraukos šaltinis: unsplash.com

Plačiąja prasme „Kanban“ yra metodas, padedantis darbo procese pastebėti kliūtis bei jas spręsti. Taip darbas tampa efektyvesnis, o jo atlikimo greitis optimizuojamas.

Tai ir vienas iš Agile projektų valdymo metodų. Įprastai Agile metodologija organizacijose diegiama  siekiant efektyviau organizuoti procesus ir greičiau pateikti vertę vartotojams. Jos pagalba, naudojant konkrečius metodus, įmonės mokosi tinkamai planuoti, sekti projektus, jų apimtis, skiriamą laiką. Vienas iš Agile principų teigia, kad vertė klientui turi būti pateikta kuo trumpesniais laikotarpiais, dėl to dideli projektai ir darbai yra skaidomi į mažas dalis. Tai leidžia projektą vykdyti ne visą vienu metu, o suskaido jį į atskirus etapus, naudojant detalų planą. Taip sudaroma galimybė viso proceso metu jį tobulinti stebėti, sekti rezultatus ir atlikti reikiamas korekcijas.

Agile metodai, tarp jų ir „Kanban“, sudaro galimybę įgyvendinti geresnę bei patogesnę kontrolę, kuri užtikrina ne tik skaidrumą organizacijoje, grįžtamąjį ryšį, bet ir aukštą kokybę. Kadangi veiklos ir darbų stebėsena vykdoma per visą projekto įgyvendinimo laikotarpį, o į ją įtraukiamos visos susijusios pusės, kurioms visuomet teikiamos progreso ataskaitos, taip išlaikomi aukščiausi skaidrumo standartai.

Tokie principai taikomi ir „Kanban“ metode. Tačiau, norint vadovautis būtent juo, reikia laikytis ir specifinių pagrindinių taisyklių. Visų pirma, vienu metu atliekamų darbų kiekis privalo būti limituojamas. Antra, didelę reikšmę vertėtų skirti vizualinei pusei. Tam, kad Kanban metodas būtų efektyvus, visas darbo procesas turėtų būti vizualizuotas. Ne mažiau svarbus ir nuolatinis viso darbo proceso sekimas, vertinimas bei tobulinimas.

Nepaisant to, kad tai – nesudėtingas ir patogus metodas, dalis žmonių, nesilaikydami kurios nors iš paminėtų taisyklių, nepasiekia norimų rezultatų. Tam, kad taip nenutiktų, į šį metodą būtina žiūrėti sistemingai.

Kuo naudinga planavimo lenta?

Kaip ir minėta, taikant „Kanban“ metodą didelę svarbą turi procesų vizualizavimas. Tam, kad tai padaryti būtų galima kuo paprasčiau ir tikslingiau, naudojama planavimo lenta. Joje vizualizuojamas visas darbo procesas, išskiriant darbų prioritetą ir progresą.

Nuotraukos šaltinis: unsplash.com

Kaip pasiruošti?

Nors šiandien galima rasti ir virtualių planavimo lentų, paprasčiausia ją suprasti būtų remiantis tradiciniu formatu – tikra lenta.

Norint pradėti naudotis šiuo įrankiu, svarbus pasiruošimo procesas. Visų pirma, reikėtų suskirstyti baltą lentą į tris stulpelius. Jei neturite lentos, gali pasitarnauti ir paprastas didelis lapas.

Pirmąjį stulpelį pavadinkite „Reikia padaryti“, antrąjį – „Daroma“, o trečiąjį – „Atlikta“. Pirmasis stulpelis skirtas matyti visus reikiamus padaryti darbus ir užduotis, antrajame stulpelyje atsispindi, kas daroma šiuo metu, o trečiasis žymi konkretaus darbo pabaigą.

Kaip naudoti?

Paruoštoje lentoje pirmiausia reikėtų pažymėti dalykus, kuriuos reikia įgyvendinti. Tai padaryti galima užrašant juos markeriu arba tiesiog klijuojant lipnius lapelius su konkrečia užduotimi. Šiame stulpelyje darbai turėtų būti formuluojami su veiksmažodžiu. Čia svarbu paminėti, kad tin dažnai pasitaiko klaida, kuomet visas projektas įkeliamas kaip viena užduotis ir tai – ydinga praktika. Projektą reikia suskaidyti į labai konkrečius darbus – užduotis ir juos kelti į lentą.

Tuomet, kai esate pasiruošę atlikti konkrečią užduotį iš pirmojo stulpelio, perkelkite ją į antrąjį stulpelį. Patariama, kad skiltyje „Daroma“ neturėtų būti daugiau nei trijų darbų – tai padeda užtikrinti vienu metu vykdovų darbų kiekio ribojimo taisyklę.

Pabaigus įgyvendinti darbą iš antrojo stulpelio, jis perkeliamas į „Atlikta“ skiltį vėl grįžtama į pirmąjį stulpelį, ir iš jo paimama nauja užduotis bei perkeliama į stulpelį „Atliekama“.

Peržiūra

Dirbant užduotys natūraliai nuolat keliauja iš kairės į dešinę lentos pusę. Užduoties pasirinkimas ir jos perkėlimas į antrąjį stulpelį automatiškai priverčia darbus prioretizuoti. Taip pat tai padeda nuolat peržiūrėti reikiamų atlikti darbų sąrašą. Toks prioretizavimo principas aktyviai taikomas ir kituose Agile metoduose.

Šie paprasti veiksmai užtikrina viso proceso sklandumą. Beje, toks kortelių kilnojimas iš vieno stulpelio į kitą suteikia džiaugsmo. Naudojantis lenta lengva pamatyti, kokias užduotis įgyvendinti lengva ir neužima daug laiko, o kurios, atvirkščiai, reikalauja daug laiko, kuriose jaučiamas strigimas.

Nuotraukos šaltinis: unsplash.com

Papildomi stulpeliai

Trys paminėti stulpeliai – tik pradžia. Tai toli gražu nėra visa pilnai veikiančios „Kanban“ lentos struktūra, tačiau pripratus dirbti su ja, lentą galima papildyti naujomis sritimis.

Tuomet, kai priprasite naudotis lenta, pridėkite naujų stulpelių. Pavyzdžiui, atspindinčių, kokie darbai laukia toliau (užduotims, kurias reikia atlikti, tačiau ne šiuo metu). Ne mažiau svarbu pažymėti ir tokius dalykus kaip darbų atlikimo data, aiškiau įvardijama stadija ar tai, koks žmogus yra atsakingas už darbo atlikimą, įgyvendinimą.

Pildant lentą svarbu nepasimesti ir nepamiršti, kad vienas esminių darbų žymėjimo principas – užduočių rūšiavimas ir jų atvaizdavimas nuo paties svarbiausio iki mažiausią svarbą turinčio darbo. Tai turėtų būti matoma iš vieno lentelės stulpelio.

Beje, reikėtų atkreipti dėmesį ir į lentos formatą – fizinėje lentoje telpa žymiai mažiau stulpelių, todėl tam, kad nepasimestumėte, joje žymėkite tik pačią svarbiausią informaciją.

Fizinių lentų alternatyvos

Dauguma „Kanban“ metodo „naujokų“ savo planavimo kelią pradeda su balta lenta, lipniais lapeliais. Esant poreikiui yra ir įvairiausių elektroninių (online) Kanban įrankių, kuriuose taip pat galima atvaizduoti komandos “work flow”. Tokie įrankiai yra naudotini ir tinkami – jie padeda lengviau įvaldyti patį planavimo procesą.

Tačiau su jais susidraugavus ir pradėjus aiškiau suprasti  metodologijos esmę ir veikimo principus, o šiai produktyvumo sistemai tapus tiesiog kasdiene priemone, galima pereiti prie skaitmeninių įrankių, suteikiančių daugiau galimybių.