Logistikos sektorius sukasi ant dokumentų. Kiekviena siunta, kiekvienas reisas, kiekvienas krovinys generuoja popierių krūvą – CMR važtaraščius, pristatymo aktus, muitinės deklaracijas. Vairuotojas vežiojasi aplanką su blankais, sandėlio darbuotojas ieško tušinuko, o biure kažkas laukia nuskanuotos kopijos, kad galėtų uždaryti užsakymą. Elektroninis parašas šiuos procesus paverčia sklandžiu skaitmeniniu srautu.

Popierinis CMR – vis dar kasdienybė65838

CMR važtaraštis lydi beveik kiekvieną tarptautinį krovinį Europoje. Tradiciškai jis pildomas keturiais egzemplioriais: siuntėjui, gavėjui, vežėjui ir papildomai kopijai. Kiekvienas turi būti pasirašytas. Praktikoje tai reiškia, kad vairuotojas krovinio pakrovimo metu pildo blankus, o pristatęs krovinį vėl renka parašus. Jei dokumente rasta klaida – taisymas, naujas blankas, nauji parašai.eCMR – elektroninė CMR versija – leidžia šį procesą perkelti į skaitmeninę erdvę. Dokumentas pildomas ir pasirašomas elektroniniu parašu tiesiai iš telefono ar planšetės. Visos šalys mato tą patį dokumentą realiuoju laiku, o pakeitimai fiksuojami automatiškai. Nebereikia vežiotis popierinių blankų, nebereikia laukti nuskanavimo. Krovinys pristatytas – dokumentas uždarytas.

 

Važtaraščiai ir pristatymo aktai

 

Ne tik tarptautiniai pervežimai reikalauja dokumentų. Vietinės logistikos operacijos – pristatymai į parduotuves, sandėlius ar gamyklas – irgi sukuria važtaraščių srautą. Gavėjas pasirašo, kad krovinį priėmė, vairuotojas grąžina dokumentą į biurą, ten jis nuskanuojamas ir saugomas.Su elektroniniu parašu gavėjas pasirašo ant planšetės arba per nuorodą telefone. Pasirašytas dokumentas iškart patenka į įmonės sistemą. Apskaitos skyrius mato, kad krovinys pristatytas, ir gali iš karto formuoti sąskaitą. Vietoj kelių dienų laukimo – procesas užtrunka minutes.Tai ypač aktualu įmonėms, kurios pristato prekes dešimtims ar šimtams gavėjų per dieną. Kai kiekvienas pristatymas taupo bent 10–15 minučių administravimo, per mėnesį susidaro dešimtys sutaupytų darbo valandų.

 

Muitinės dokumentai

 

Tarptautinė prekyba reiškia muitinės procedūras – deklaracijas, kilmės sertifikatus, leidimus. Kiekvienas dokumentas turi būti tinkamai pasirašytas, o vėlavimas dėl trūkstamo parašo gali reikšti krovinį, stovintį pasienio punkte.Elektroninis parašas čia sprendžia konkrečią problemą: atstumą. Eksportuotojas gali būti Kaune, muitinės brokeris Klaipėdoje, o gavėjas Stokholme. Popierinis dokumentas keliauja tarp jų kurjeriu arba skanuojamas ir siunčiamas el. paštu, o tada vis tiek reikia originalo. Su elektroniniu parašu visi pasirašo tą patį dokumentą nuotoliniu būdu, o pasirašyta versija turi tokią pat teisinę galią kaip popierinė.ES reglamentas eIDAS užtikrina, kad kvalifikuotas elektroninis parašas yra pripažįstamas visose ES valstybėse narėse. Tai ypač svarbu tarptautinei logistikai – nebereikia aiškintis, ar parašas galioja kitoje šalyje.

 

Kas keičiasi praktikoje?

 

Perėjimas prie elektroninio parašo logistikoje nėra vien patogumas. Tai keičia kasdienę operatyvinę veiklą keliais lygmenimis.Greitis. Dokumentai pasirašomi per minutes, ne dienas. Krovinys nelaukia dėl trūkstamo parašo.Matomumas. Vadybininkas realiuoju laiku mato, kurie dokumentai jau pasirašyti, o kurie dar laukia. Nebereikia skambinti vairuotojui ir klausti, ar gavėjas jau pasirašė.Tikslumas. Skaitmeninis dokumentas neturi neįskaitomų ranka rašytų laukų. Duomenys suvedami vieną kartą ir perkeliami automatiškai, todėl mažėja klaidų.Audito pėdsakas. Kiekvienas parašas fiksuojamas su laiko žyma, pasirašytojo tapatybe ir vieta. Tai padeda sprendžiant ginčus ar atliekant patikrinimus.

 

Nuo ko pradėti?

 

Logistikos įmonėms, kurios nori pradėti naudoti elektroninį parašą, pirmiausia verta identifikuoti daugiausiai laiko atimantį dokumentų srautą. Dažniausiai tai būna CMR važtaraščiai arba pristatymo aktai – dokumentai, kurie generuojami kiekvieną dieną dideliais kiekiais.Kitas žingsnis – pasitikrinti, ar turima transporto valdymo sistema palaiko integraciją su el. parašo platforma. Daugelis šiuolaikinių TMS sprendimų tokias galimybes jau siūlo arba jas galima pridėti per API.Logistika yra sektorius, kuriame kiekviena sutaupyta minutė turi tiesioginę finansinę vertę. Elektroninis parašas – vienas paprasčiausių būdų tas minutes atgauti.